Jak działa agencja pracy tymczasowej?

20.02.2020

Jak działa agencja pracy tymczasowej?

Agencja pracy tymczasowej to często słyszany termin, ale niemalże tak samo często okazuje się, że nie do końca zrozumiały – szczególnie, jeśli chodzi o sam sposób jej działania i podstawy prawne, na jakich się on opiera.

W związku z rosnącym zapotrzebowaniem na agencje pracy tymczasowej oraz zainteresowaniem skorzystania z jej usług, warto spojrzeć nieco bliżej na najczęściej zadawane pytania dotyczące tego rodzaju formy zatrudnienia pracowników, by obalić mity i wytłuścić fakty i właśnie tego można się spodziewać po niniejszym artykule.

Agencja pracy tymczasowej – forma i sposób działania

Istotą działania każdej renomowanej agencji pracy tymczasowej zawsze powinny być następujące cele:

  • znalezienie pracowników,
  • dostarczenie pracowników,
  • realizowanie formalności związanych z zatrudnieniem.

Można więc w dużym skrócie myślowym nazwać agencję pracy tymczasowej niejako pomostem między pracodawcą a pracownikiem. W tym modelu jednak agencja pracy tymczasowej przejmuje rolę formalnego pracodawcy, a jej klient (firma, która korzysta z usług agencji) to tzw. pracodawca użytkownik.

Cała współpraca opiera się o ustalenia, które dotyczą aż trzech stron umowy, stąd w przypadku współpracy z agencją pracy tymczasowej mamy do czynienia z tak zwaną umową trójstronną, a jej poszczególnymi elementami są:

  • agencja,
  • pracodawca użytkownik,
  • pracownik.

Warto również w tym kontekście zwrócić uwagę na dwa obszary, wokół których w największym stopniu skupia się zakres działań prowadzonych przez agencję pracy tymczasowej.

Zadanie agencji nr 1: poszukiwanie i rekrutacja pracowników

Nadrzędnym zadaniem jest poszukiwanie kandydatów do pracy, następnie ich rekrutacja. Mówiąc dokładniej, chodzi o to, że agencja pracy tymczasowej zdejmuje w kompleksowy sposób obowiązek z ramienia swojego klienta – jako pracodawcy poszukującego „rąk do pracy”. Warto tutaj podkreślić słowo kompleksowy, gdyż w istocie renomowane agencje pracy tymczasowej podchodzą do tematu w bardzo szeroko zakrojony sposób, korzystając z wielu możliwych źródeł, celem odszukania idealnego pracownika.

Przykładowe źródła rekrutowanych pracowników:

  • internetowe portale ogłoszeniowe
  • media społecznościowe
  • własne bazy kandydatów
  • fora dyskusyjne.

Jedno jest pewne, dzięki szerokim możliwościom sieci internetowej – dzisiejsza agencja pracy tymczasowej ma dużo większe możliwości do wykorzystania, aniżeli ta działająca przed laty.

Zadanie agencji nr 2: zatrudnienie pracownika i obsługa kadrowo-płacowa

Udana rekrutacja i poszukiwanie kandydatów do pracy powinny finalnie zakończyć się zatrudnieniem takowego kandydata na podstawie wyżej wspomnianej umowy trójstronnej. Jednak i na tym działalność agencji pracy tymczasowej się nie kończy, a można by nawet rzecz, że tutaj dopiero tak naprawdę zaczyna się pełną parą.

To agencja bowiem zdejmuje z pracownika użytkownika obowiązek zajmowania się wszystkimi kwestiami kadrowymi i administracyjnymi – zajmując się nimi od a do zet.

Współpraca z agencją pracy tymczasowej - krok po kroku

Współcześnie agencje pracy tymczasowej mają znakomicie wypracowaną procedurę współpracy z klientem użytkownikiem, tak by cały proces był maksymalnie płynny i kompleksowy. Podejmując współpracę z agencją, warto się zapoznać z tymi krokami, aby wiedzieć, czego się spodziewać przed finalnym wejściem współpracy.

W najprostszy sposób odbywa się to w ten sposób:

  • Krok 1 – pierwszy kontakt i badanie potrzeb
  • Krok 2 – podpisanie umowy
  • Krok 3 - poszukiwanie kandydatów
  • Krok 4 – selekcja najlepszych kandydatów i zaprezentowanie ich klientowi użytkownikowi
  • Krok 5 – zatrudnienie wybranych kandydatów

Jak więc widać, w tych pięciu pierwszych krokach jest niejako realizowany zakres działań agencji pracy tymczasowej, o którym była mowa wcześniej – wiąże się on z usługą rekrutacji, w pewien sposób przypominając tą tradycyjnie prowadzoną przez dowolną firmę, z tym że pracochłonny proces poszukiwania i selekcji pracowników, a później samego ich zatrudniania – agencja pracy tymczasowej bierze na siebie.

Po stronie klienta użytkownika jest jedynie zainicjowanie całej procedury poprzez kontakt z agencją, a potem wybranie kandydatów z przygotowanej bazy. Jednak tak jak wspomniane jest wyżej, działanie agencji pracy tymczasowej absolutnie na tym się nie kończy – od momentu zatrudnienia pracownika dla klienta użytkownika, pojawiają się kolejne zakresy obowiązków, które również agencja pracy tymczasowej zabiera na siebie.

Mówiąc najogólniej chodzi o:

  • rozliczenia,
  • faktury,
  • wynagrodzenia.

Warto poświęcić temu nieco bliższe spojrzenie, gdyż właśnie ta obsługa płacowo-kadrowa jest jednym z tych kluczowych elementów, dla których pracodawcy wolą zatrudniać swój zespół przez agencję, aniżeli samodzielnie zajmować się tym szerokim zakresem działań.

Obsługa płacowo-kadrowa – co dokładnie robi agencja pracy tymczasowej w tym zakresie?

Jednym z najważniejszych obowiązków agencji jest przygotowanie rozliczenia. Każda agencja pracy tymczasowej robi to na swój swoisty sposób, niemniej jednak w większości przypadków schemat jest bardzo podobny. Klient użytkownik przekazuje agencji karty czasu pracy zatrudnionych przez nią pracowników – i to stanowi podstawę do rozliczenia, którą w następnej kolejności klient użytkownik musi zaakceptować, aby na jej podstawie raz w miesiącu została wystawiona stosowna faktura.

To „zielone światło” do tego, by pracownikom zatrudnionym przez agencję dla danego klienta użytkownika zostało wypłacane rozliczenie – co zwykle ma miejsce nie później niż 10 dzień każdego miesiąca, czyli podobnie jak w przypadku większości miejsc pracy, które samodzielnie zajmują się tym zakresem zadań – rozliczenie odbywa się raz w miesiącu i obejmuje następujące elementy:

  • wynagrodzenie pracownika netto,
  • marża agencji + koszt badań,
  • składki z tytułu ZUS,
  • podatek dochodowy z tytułu umowy.

To bardzo ogólny opis całej obsługi płacowo-kadrowej, najlepiej ze szczegółami zapoznać się po skontaktowaniu się z wybraną agencją pracy tymczasowej.

Marża agencji pracy tymczasowej: na jakiej podstawie jest wyliczana?

Wśród najczęściej zadawanych pytań ze strony klienta użytkownika – zawsze znajduje się miejsce dotyczące tego, jak bardzo agencja pracy tymczasowej zarabia na tym wszystkim i dlaczego marże są różne, z czym się wiążą. Warto więc na tę kwestię rzucić nieco więcej światła, by zrozumieć ją w pełni i nie pozostawać miejsca na wątpliwości.

Skomplikowane pytania nigdy nie będą mieć jednoznacznej odpowiedzi, dlatego agencja pracy tymczasowej rzadko kiedy może sobie pozwolić na luksus udzielenia takowej. Jednak to, co jest pewne to dwie kwestie, które zawsze są niezbędne do tego, by wycena usług sprawowanych przez agencję dla danego pracodawcy była w ogóle możliwa, a mianowicie chodzi o szczegóły oferty, jak i wymagania klienta użytkownika, a jak wiadomo, obie kwestie mogą być tak różne, jak różne są firmy kontaktujące się z agencją.

Reasumując wysokość marży jest liczona na podstawie takich kwestii jak:

  • stopień skomplikowania procesu rekrutacji,
  • ilość pracy agencji włożonej w poszukiwanie/selekcję/rekrutację.

Powyższe prawidła są związane z kolejnymi czynnikami, które wiążą się znowu ze wspomnianymi szczegółami oferty, czy wymaganiami klienta. Różne branże mają różne wytyczne, tak samo, gdy chodzi o stanowiska. Do tego dochodzą kwestie sezonowości niektórych nisz, czy dostępności fachowców na rynku w danym momencie i w ogóle.

Dlatego renomowana agencja pracy tymczasowej nigdy nie jest w stanie jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie o to, ile to będzie kosztować i jaka będzie jej marża, dopóty dopóki inne szczegóły nie zostaną ustalone. Dobra agencja pracy tymczasowej nade wszystko do każdego klienta użytkownika i jego potrzeb podchodzi indywidualnie, a wyraża się to między innymi właśnie przez fakt braku posiadania gotowych cenników.

Łatwiej jest odpowiedzieć na pytanie o to, co dokładnie wliczane jest w marżę, a mowa tutaj o elementach takich jak:

  • opieka dedykowanego konsultanta nad zatrudnionymi pracownikami,
  • pełna obsługa administracyjno-płacowo-kadrowa,
  • koszt pozyskania kandydatów,
  • koszt zatrudnienia kandydatów (jak badania lekarskie),
  • ew. koszt pozyskiwania nowych pracowników w pilnych przypadkach.

Można ułatwić sobie pozyskanie informacji na temat marży, informując agencję od razu na temat tego, o jakie stanowisko chodzi i gdzie wykonywana będzie praca. Istotne są również kwestie takie jak sama ilość wakatów, które mają zostać zapełnione, czy też ogólne warunki, na podstawie których pracownicy będą zatrudniani.

Bez tych informacji żadna szanująca się agencja pracy tymczasowej nie jest w stanie ustalić wysokości marży, a co dopiero mówić o możliwości dobrania odpowiednich narzędzi rekrutacyjnych, czy oszacowaniu, ile na takich kandydatów trzeba będzie poczekać.

Marża dla agencji to nie wszystko – całkowity koszt klienta

Żaden klient agencji pracy tymczasowej nie powinien mieć wątpliwości co do tego, jak wysokie są całkowite koszty zatrudnienia i co zawierają. Poza wyżej wymienioną marżą agencji całkowity koszt klienta obejmuje także:

  • wynagrodzenie pracownika netto,
  • obowiązujące składki ZUS,
  • podatki.

Warto wspomnieć przy okazji o różnych szkołach rozliczenia marży, w zależności od agencji, czy nawet wybranego pakietu i szczegółów umowy zawartej z agencją. Zwykle forma rozliczenia marży jest wliczana jako stała stawka miesięczna, ale istnieje również w wielu agencjach rozliczania jej na podstawie każdej rozpoczętej roboczej godziny pracownika tymczasowego. W różnych branżach i na różnych stanowiskach mogą się sprawdzić inne rozwiązania, warto zatem detale omówić z kompetentną osobą jeszcze przed podpisaniem umowy o współpracy.

Zatrudnienie przez agencję pracy tymczasowej: kiedy jest możliwe, a kiedy nie?

Istnieją ścisłe wytyczne mówiące o tym, jakie stanowiska i miejsca pracy mogą być rekrutowane przez agencję pracy tymczasowej, a jakie nie. Jest to bardzo specyficzna forma zatrudnienia, dlatego wiąże się z pewnymi obostrzeniami w tej kwestii. Niektóre są prawne i ustalane odgórnie, a inne mniej formalne – ale również respektowane. Najważniejszą zasadą jest jednak ta, że żadna agencja pracy tymczasowej nie ma prawa rekrutować pracowników na stanowiska o szczególnie niebezpiecznym charakterze.

Przykładowe miejsca pracy, na które agencja nie jest w stanie pomóc przy rekrutacji to:

  • praca na wysokości,
  • wszelkiego rodzaju prace budowlane,
  • prace przy użyciu materiałów niebezpiecznych,
  • prace w różnych niebezpiecznych przestrzeniach zamkniętych np. kanały/zbiorniki.

Jednak poza wyżej wymienionymi jest cała gama miejsc, branż, stanowisk, w których rola agencja pracy tymczasowych jest powszechnie znana i bardzo ceniona. W Polsce ta forma zatrudnienia cieszy się dużą popularnością, a w szczególności, gdy mowa o obszarach, takich jak: praca fizyczna (głównie zakłady produkcyjne), stanowiska biurowo-administracyjne, stanowiska rotujące i sezonowe.

Kiedy lepiej zająć się rekrutacją samodzielnie? W jakich przypadkach pomoc agencji pracy tymczasowej jest zdecydowanie mniej zalecana?

Na pewno, gdy mowa o stanowiskach wyższego szczebla, o szczególnych wymaganiach i specyfikacjach. W takich sytuacjach nic nie zastąpi selekcji i rekrutacji kandydatów prowadzonej przez doświadczonych pracowników firmy, którzy znają jej potrzeby najlepiej.

Inne stanowiska:

  • eksperckie,
  • managerskie,
  • dyrektorskie,
  • specjalistyczne.

Jeśli jeszcze ktoś ma wątpliwości, dlaczego agencja pracy tymczasowej w takich przypadkach jest mniej pomocna, aniżeli w rekrutacji mniej specjalistycznych stanowisk, czy tych niższego szczebla, najlepiej wyjaśnić to, podkreślając, iż jedną z najlepszych metod, które pomagają w wyżej wymienionych stanowiskach specjalistycznych wyłonić najlepszych kandydatów jest tzw. metoda direct search.

Charakteryzuje ją to, że nie dociera się wtedy z komunikatem do osób aktywnie poszukujących pracy, ale wręcz przeciwnie – do tych, którzy już mają dobre zatrudnienie, a skłonić ich do jego zmiany może jedynie bardziej atrakcyjna oferta. Są to tak zwani pasywni kandydaci i dla nich sama forma zatrudnienia już jest jednym z kluczowych czynników, które wpływają na to, jaką decyzję ostatecznie podejmą. Rzadko kiedy decydują się na zatrudnienie w oparciu o zasady i standardy inne niż te, które obejmuje umowa o pracę, stąd nic dziwnego, że akurat dla takich pracowników umowa trójstronna, jaką może zaproponować agencja pracy tymczasowej, niekoniecznie jawi się jako najlepsza propozycja, która mogłaby skusić ich do zmiany miejsca pracy.

Na koniec postaramy się odpowiedzieć na jedno z najczęściej zadawanych pytań, a mianowicie:

Ile tak naprawdę agencja pracy tymczasowej zarabia na pracownikach?

Co ciekawe pytanie to, nie pada z ust klientów użytkowników, a raczej kandydatów na pracowników zatrudnionych na tej podstawie. Wynika to z faktu, iż zwykle są oni błędnie przeświadczeni, iż marża agencji pracy tymczasowej powoduje, iż dostają oni mniejsze wynagrodzenie (stawkę), aniżeli osoby zatrudnione w tej samej firmie, na tym samym stanowisku, ale zatrudnione nie za pośrednictwem agencji.

Otóż żadna renomowana agencja pracy tymczasowej nie rozwiązuje tego w ten sposób, a wręcz omawia wynagrodzenie dla pracownika z klientem użytkownikiem, zanim jeszcze dojdzie do ostatecznej wyceny za usługi – które uwzględniają marżę. Mitem jest więc, że część wynagrodzenia pracownika pobierana jest na poczet marży dla agencji pracy tymczasowej.

Czy warto skorzystać z usług agencji pracy tymczasowej?

Jak najbardziej! O tyle, jeśli kandydaci, jakich poszukujemy pasują do profilu tych, w których dana agencja pracy tymczasowej się specjalizuje. Warto więc oszacować wszystkie plusy i minusy względem swoich potrzeb rekrutacyjnych i finansowych. Istotne jest to, by agencja pracy tymczasowej, z którą podejmie się współpracę, działała legalnie, zgodnie z ogólnie przyjętymi normami, a więc dokładnie tak, jak zostało to opisane w niniejszym artykule. Taka współpraca to gwarancja, że przyniesie spodziewane efekty dla każdej z trzech stron – pełną satysfakcję oraz zadowalające profity finansowe i nie tylko.

Wstecz